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Suivre les disponibilités de l'équipe (campagnes)

Les campagnes s'ouvrent seules chaque mois ; tu vois qui n'a pas répondu, tu relances, tu accordes un délai.

Il n'y a rien à créer : chaque mois, la campagne du mois suivant s'ouvre toute seule le jour prévu, et chaque personne concernée reçoit une notification. Elle concerne les personnes actives rattachées à un établissement, hors direction.

Campagne ouverteLa période à planifier
Chacun remplit ses disposSur son téléphone
Date limiteRelancer, + Délai (3 j)
Grille et Auto-shiftLa direction construit
PublierL'équipe est prévenue
Shifts sur le téléphoneReprises, shifts ouverts
Le chemin d'un mois de planning, de la campagne de dispos aux shifts sur le téléphone

Étapes

Une campagne en cours : qui n'a pas répondu, Relancer, + Délai (3 j)
Une campagne en cours : qui n'a pas répondu, Relancer, + Délai (3 j)
  1. Va dans Planning › Disponibilités.
  2. Chaque campagne en cours dit la période couverte (« Couvre le … (5 semaines) »), les dates de saisie, et le compte : soumises, validées, sans réponse. « saisie ouverte » signale qu'on peut encore répondre.
  3. La liste Sans réponse nomme ceux qui manquent. Touche Relancer à côté d'une personne, ou Relancer tous.
  4. Pour les retardataires, touche + Délai (3 j) dans l'en-tête de la campagne : la fermeture recule de trois jours.

Une relance envoie « Tes dispos de … manquent encore » à la personne, et la date s'affiche à côté de son nom (« relancé le … »). On peut relancer autant de fois qu'on veut.

Qui doit donner ses disponibilités ? Ceux dont la fiche coche « Doit donner ses disponibilités » (Personnel, fiche de la personne, bloc « Rôle & établissements »), quel que soit leur rôle. Décochée, la personne n'apparaît ni dans « Sans réponse » ni dans les relances : c'est le cas, par exemple, d'un contrat fixe.

Régler les dates des campagnes

Dans Réglage des campagnes, indique « du jour » et « au jour (inclus) », entre 1 et 28, puis Enregistrer. Exemple : du 1 au 20 = chaque mois, du 1er au 20, on remplit le mois suivant. La règle est la même pour tous les établissements et s'applique aux campagnes à venir.

Bon à savoir

  • Une campagne porte le nom d'un mois mais couvre des semaines entières : une semaine appartient au mois de son jeudi.
  • Un rappel automatique part aussi vers ceux qui n'ont rien envoyé, peu avant la fermeture.
  • Dans la grille du planning, la barre Disponibilités résume la récolte du mois affiché ; les cases et le « ? » montrent qui a répondu.
  • Supprimer n'existe que pour une campagne restée sans aucune réponse.
  • Les campagnes terminées sont rangées dans Historique, filtrable par période (trois mois par défaut).
  • Pour valider ce qui est arrivé : Valider les disponibilités.

Si ça ne marche pas

  • Pas de Relancer mais « Saisie fermée : prolonge le délai pour relancer » : ajoute d'abord un délai.
  • Pas de + Délai (3 j) : tout le monde a répondu, ou la période couverte a déjà commencé.
  • « Aucune campagne en cours » : la prochaine s'ouvrira d'elle-même au jour réglé.

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